Richtlinien zur Nutzung des Umfragesystems LimeSurvey

Die Umfragesoftware LimeSurvey steht allen Mitarbeiter*innen sowie Studierenden der Ostfalia, der HBK und anderen nutzungsberechtigten Institutionen zur Verfügung. Notwenig ist nur ein gültiges Nutzerkonto vom Rechenzentrum der Ostfalia, um damit Online-Umfragen erstellen, durchführen und auswerten zu können (Umfrage-Administrator*in).

• Für Studierende ist die Nutzung im Rahmen ihres Studiums für Lehre und Forschung erlaubt.
• Alle anderen Nutzungsberechtigten nutzen das Angebot für Umfragen in Verwaltung, Studium, Lehre und Forschung.
• Eine Nutzung in der Lehrevaluation sowie für private und kommerzielle Zwecke ist nicht erlaubt.

Die Anzahl der Umfrageteilnehmer*innen und die Anzahl der Fragen und Antworten einer Umfrage ist nicht begrenzt. Eine Auswertung der Umfrageergebnisse ist ebenso möglich wie der Export der Daten im CSV-, Excel- und SPSS-Format.
Zur Nutzung der Software benötigen Sie nur einen Webbrowser mit aktuellem Versionsstand. An den mit LimeSurvey erstellten Online-Umfragen können beliebige Personen (weltweit) teilnehmen (ausgenommen, wenn der Umfrage-Administrator Teilnahme-Beschränkungen definiert).

Nutzungsgrundlagen

LimeSurvey ist auf Servern der Ostfalia installiert, die im Serverraum des Rechenzentrums stehen. Die Daten werden ausschließlich auf Speicher- und Backupsystemen der Ostfalia gespeichert.

Jede/r LimeSurvey-Benutzer*in (Umfrage Administrator*in) kann die eigenen Umfragen und erhobenen Daten exportieren und ist dann verantwortlich für ihre sichere Aufbewahrung. Die Umfragedaten werden ca. 12 Monate nach Abschluss einer Umfrage von den Servern gelöscht. In der grundlegenden Einstellung unseres LimeSurvey-Systems ist es nicht möglich, die Vorlagen („Templates“) für Umfragen oder die Beschriftungssets (vordefinierte Antworten, z. B. für Auswahllisten) zu verändern.

Datensicherheit und Datenschutz

Umfragen werden eigenverantwortlich von den Umfrage-Administratoren*innen erstellt. Dabei sind die Richtlinien zur Nutzung der IT-Infrastruktur die mit dem eigenen Account akzeptiert wurden, zu beachten.

Die Datenübertragung zwischen dem LimeSurvey-Server der Ostfalia und den Web-Clients (Browsern) erfolgt verschlüsselt, der Zugang für LimeSurvey-Administrator*innen ist passwortgeschützt. Das Passwort darf nicht an Dritte weitergegeben werden. Zugang zu der Datenbank, in der die Umfragedaten gespeichert sind, haben nur die Datenbankadministratoren des Rechenzentrums.

Die/der Administrator*in einer Umfrage ist auch für die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der EU bei der Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich.

Umfragedaten müssen von den Umfrageadministrator*innen gelöscht werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden.

Das Rechenzentrum der Ostfalia behält sich vor, die Daten aller Umfragen, deren Abschlussdatum länger als 12 Monate zurückliegt, zu löschen. Wenn Sie die Daten über einen längeren Zeitraum benötigen, exportieren Sie diese bitte rechtzeitig vorher unter Beachtung des Datenschutzes. Umfragedaten mit personenbezogenen und/oder sensiblen Daten müssen gegen unerlaubten Zugang gesichert aufbewahrt werden. Bitte beachten Sie, dass Sie personenbezogene Daten, auch exportierte, löschen müssen, sobald sie nicht mehr für Auswertungen gebraucht werden.

Umfragen, bei denen durch Interpretation der Kombination von verschiedenen Antworten eine Identifikation einer Person möglich wird, obwohl die Umfrage anonym sein soll, sind möglichst zu vermeiden.

Datenschutzerklärung und Impressum auf den Umfrageseiten

Das Rechenzentrum der Ostfalia stellt die Server (Webserver und MySQL-Datenbankserver) und die Software für die Entwicklung, Durchführung und Auswertung von Online-Umfragen mit LimeSurvey zur Verfügung. Die Datenschutzerklärung auf der Anmeldeseite für Umfrageadministratoren bezieht sich auf diese Tätigkeit des Rechenzentrums der Ostfalia.

Was den Datenschutz betrifft, so sind für die Gestaltung und den Inhalt der Umfragen, sowie die Verwendung der erhobenen Daten die jeweiligen Ersteller*innen der Umfrage (Umfrage-Administrator*innen) verantwortlich.

In jeder Umfrage müssen Angaben zu der/dem Verantwortlichen (Name, Adresse, E-Mail-Adresse) gemacht werden (Impressum). Befragungen von Minderjährigen unter 14 Jahren dürfen nicht ohne Kenntnis bzw. Zustimmung der gesetzlichen Vertreter (in der Regel die Eltern) erfolgen. Bei Umfragen innerhalb eines Unternehmens, einer Institution oder eines Instituts sind ggf. die Mitbestimmungsrechte des zuständigen Betriebsrats bzw. Personalrats zu beachten. Das Urheberrecht ist bei Text-, Bild- oder Tonmaterial einzuhalten.

Auf der Startseite einer Umfrage müssen die Teilnehmenden von der/dem Ersteller*in der Umfrage u.a. über folgende Punkte informiert werden:

• Wer führt die Umfrage durch und ist verantwortlich für die Datenverarbeitung (Namen und Kontaktdaten).
• Zu welchem Zweck werden die Daten benötigt.
• Wo werden die Daten verarbeitet
• Wer hat Zugriff auf die Daten.
• Wann werden die Daten gelöscht.
• Welche Rechte haben die Umfrageteilnehmenden.

Der entsprechende Text kann z.B. auf der Willkommensseite untergebracht werden, die entsprechenden Textbausteine für einen Datenschutzhinweis können aber auch in LimeSurvey (Version 3.x) zu Beginn der Umfrage angezeigt und die Umfrageteilnehmenden aufgefordert werden, diesen durch Ankreuzen eines Kontrollkästchens (Checkbox) zu akzeptieren.

Die Einstellungen dafür finden sich im Menü der Umfrage unter „Einstellungen“→„Einstellungen zur Datenschutzrichtlinie“. Dort kann der Text für die „Nachricht für Umfragedatensicherheitsrichtlinie“ eingetragen werden, und dort kann man auch einstellen, wie die Anzeige erfolgen soll:
"Nicht zeigen" / "Inline-Text" / "Zusammenklappbarer Text"

Ablauf einer Umfrage

Melden Sie sich mit ihrem Nutzeraccount an dem System an (Wichtig! Authentifizierungsmethode auf LDAP stellen).

Der Ablauf für eine Umfrage mit LimeSurvey ist wie folgt:

• Erstellen Sie eine neue Umfrage.
• Erstellen Sie eine neue Fragengruppe in Ihrer Umfrage. Jede Umfrage muss mindestens eine Fragengruppe besitzen.
• Erstellen Sie eine oder mehrere Fragen in der neuen Fragengruppe.
• Testen Sie ihre Umfrage (Umfragevorschau). Die Umfrage (oder auch einzelne Fragen oder Fragengruppen) kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt getestet werden, ein Testlauf vor dem Start einer Umfrage empfiehlt sich.
• Aktivieren Sie die Umfrage und laden Sie die Teilnehmer*innen ein.
• Beobachten Sie den Rücklauf und senden ggf. eine Erinnerungsnachricht.
• Beenden Sie die Umfrage (manuell oder automatisch durch einen Ablauftermin).
• Werten Sie die Ergebnisse aus.
• Exportieren Sie bei Bedarf Ihre Umfrage und/oder die Ergebnisse.
• Löschen Sie nicht mehr benötigte Ergebnisse und Umfragen.

Hilfe und Support

Zu allen Fragen rund um LimeSurvey kann das umfangreiche Online-Handbuch herangezogen werden.
LimeSurvey-Forum in deutsch

Die LimeSurvey-Support-Foren bieten Lösungen zu vielen Problemen:
LimeSurvey-Forum in deutsch

Ein Support durch das Rechenzentrum der Ostfalia zum Inhalt und zur Durchführung von Umfragen findet nicht statt.

Nutzen Sie den Ihren bekannten Zugang zur IT-Infrastruktur.
Zur Anmeldung (Authentifizierungsmethode auf LDAP stellen): Login